إدارة اعمالك مع اودو

• كل ما تحتاج الى معرفته –

في حين أن هناك العديد من المزايا لإدارة أعمال الخدمات الخاصة بك، فإن كونك شركة من شخص واحد قد يكون في بعض الأحيان أمرًا صعبًا. من أصعب الأمور في الأمر أنه عليك أن تفعل ذلك بنفسك: من إدارة الحسابات إلى الحفاظ على مكانة عبر الإنترنت، وإدارة المواعيد، وفرز الضرائب، ومتابعة العملاء المحتملين، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي – والقائمة تطول. يمكن أن يصبح ارتداء العديد من القبعات شبه مستحيل بسرعة كبيرة مع نمو عملك.

لحسن الحظ، بغض النظر عن مكان عملك – بدءًا من إدارة علاقات العملاء الكاملة وحتى الحلول التي تساعد في أجزاء محددة من دورة المبيعات، فإن لدى Odoo مجموعة واسعة من أدوات العمل التي يمكن أن تساعدك في البقاء على رأس أنشطتك. لكل رائد أعمال منفرد طريقة مختلفة قليلاً في سير العمل، بناءً على الخدمات التي يقدمها. العملية العامة هي نفسها تقريبًا للجميع: التنقيب والاتصال الأولي ومكالمة المبيعات والعرض والعمل في المشروع والمتابعة. وبالتالي، عندما يتم تنفيذ Odoo بشكل صحيح، يمكن أن يوفر جزءًا كبيرًا من الوقت والجهد في الطريق.

أهمية تبسيط عملك؟

بصفتك رائد أعمال، فإن مفتاح النجاح هو إنشاء علاقة جيدة مع عملك والحفاظ عليها.
بينما لا يزال بإمكانك الاستعانة بمصادر خارجية والحصول على المساعدة، ما زلت بحاجة إلى فهم قوي لكل شيء. أنت الرئيس، بعد كل شيء. لذلك، فإن أسهل طريقة للبقاء هي إنشاء نظام موثوق به يضمن لك عملًا عالي الجودة يتم دفعه باستمرار إلى الخارج على الفور؛ الكفاءة والفعالية حاسمة.

هناك العديد من الأسباب التي تدفع المرء إلى تبسيط أعماله؛ ومع ذلك، إليك القليل من الأشياء التي يجب مراعاتها:

• • يساعد في تقليل استخدام الورق – بينما قد تعتقد أن المعلومات التي عادة ما تضعها على الورق ضرورية، لا تحتاج إلى أن تكون جميعها على الورق – يمكنك أن تصبح رقميًا بدلاً من ذلك
• • إنها الخطوة الأولى لأتمتة جميع مهامك المتكررة
• .استخدام نظام إدارة مركزي يحافظ على جميع بياناتك في مكان واحد – من الاتصالات الداخلية والمحاسبة إلى التسويق عبر البريد الإلكتروني والجدولة؛ هناك تطبيق لكل شيء

كيف يمكن لـ Odoo المساعدة؟

تبسيط الاتصال
التواصل هو أساس العمل. التواصل الفعال هو أهم عامل نجاح في دورة حياة إدارة المشروع في المتوسط ​​، يفشل مشروع واحد من كل خمسة مشاريع بسبب نقص التواصل بين مدير المشروع وأعضاء الفريق والعملاء.

صندوق الوارد

بدءًا من الرسائل الفردية والجماعية، والدردشة المباشرة، والمكالمات الصوتية الفردية والجماعية، والمناقشات ، ومشاركة الملفات ، فإن Odoo Inbox قد غطيت من خلال اتصالات شفافة وفعالة داخل مؤسستك,يسمح بالاتصال السلس بين أعضاء الفريق الفردي والإدارات والشركة بأكملها.
هناك أيضًا القدرة على تنظيم المحادثات وتصفيتها في قنوات مختلفة (ربما لمشاريع محددة، للدعم الفني ، والدردشة العامة ، وما إلى ذلك (يمكن للمستخدمين تنظيم العديد من المشاريع والفرق والعناصر الأخرى باستخدام علامات التجزئة ، وكذلك مشاركة الملفات عن طريق سحبها وإفلاتها في النظام الأساسي.

دردشة مباشرة

الدردشة الحية تتكامل مع موقع Odoo الإلكتروني الخاص بك مما يسمح لفريقك بالإجابة على الأسئلة وجدولة المواعيد وبيع منتجك أو خدمتك في محادثات فردية مع العملاء.

رسالة قصيرة

إذا كانت لديك أرقام هواتف عميلك مسجلة، فيمكنك التواصل معهم بتحديثات عاجلة من خلال رسالة نصية باستخدام Odoo SMS
يوفر Odoo VOIP اتصالًا ثنائي الاتجاه، مما يعني أنه يمكن لعملائك الرد على أي رسالة ترسلها ، وستكون قادرًا على الرد مباشرة.

قضاء وقت أقل في رسائل البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني هو أحد أكثر الشرور الضرورية والأكثر استهلاكا للوقت لأي محترف. لا توجد طريقة يمكنك من خلالها تجنب التحدث إلى العملاء، ولا يجب عليك ذلك. ما يمكنك فعله بدلاً من ذلك هو إيجاد طرق لتقليل استخدام البريد الإلكتروني والوصول إلى بريدك الوارد بشكل أسرع
يمكن أن يساعدك التخلص من الرسائل غير الضرورية والرد عليها عبر البريد الإلكتروني وإدارة البريد الوارد بكفاءة في التركيز على مشاريع أكثر أهمية في قائمة مهامك

إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها فعل ذلك:

استخدم الردود التلقائية
أولاً، حاول إعداد ردود تلقائية لأنواع رسائل البريد الإلكتروني الشائعة التي تتلقاها بانتظام، مثل:
• الاستفسارات من العملاء الجدد
• أسئلة وأجوبة
• عمليات إرسال نموذج الاتصال

إذا وجدت نفسك تخبر أشخاصًا مختلفين بنفس الشيء بشكل متكرر، فيجب عليك استخدام الرد التلقائي لذلك حتى إذا كنت بحاجة إلى التقاط الهاتف أو تقديم مزيد من المعلومات مباشرة بعد ذلك، فإن هذا البريد الإلكتروني التلقائي سيعطي الأشخاص مزيدًا من المعلومات ويتيح لك وقتًا للرد!

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء رد تلقائي على نموذج استعلام العميل الخاص بك والذي يتضمن معلومات وروابط عنك وحول ما يجب أن يحدث بعد ذلك. باستخدام تطبيق Marketing Automation، يمكنك إنشاء حملة تسويقية جديدة. بعد ذلك، قم بإنشاء قالب بريد إلكتروني بمقدمة واربطه بتلك الحملة، في نهاية البريد الإلكتروني، استخدم تطبيق المواعيد وأضف رابطًا لتوجيه العملاء المحتملين إلى المكالمات / الاجتماعات / المواعيد عبر الإنترنت. ما سيفعله هذا هو أنه في كل مرة يملأ فيها عميل محتمل جديد النموذج ويرسله، سيتم إرسال بريد إلكتروني بالمقدمة تلقائيًا. ستظل بحاجة للذهاب وإلقاء نظرة على طلبهم، لكن لن تحتاج إلى التسرع في الرد عليهم فورًا لأن البريد الإلكتروني يرسل تلقائيًا.

إنشاء قوالب الاستجابة الجاهزة
لأي رد متكرر، ولكنه يتطلب الكثير من التخصيص، لأتمتة ردك، يمكنك اتباع نهج مختلف وإنشاء قالب بريد إلكتروني يمكنك تحريره وإرساله، فكر في رسائل البريد الإلكتروني مثل توافرك أو أسعارك إلى عميل محتمل – سيعتمد ذلك على المشروع والتوقيت والموقف، ولكن مع وجود نموذج في مكانه، فإن الشيء الوحيد الذي يتعين عليك القيام به هو تغيير التاريخ الفعلي والسعر لكل منهما شخص.

إرسال التحديثات التلقائية
يعد توصيل تحديثات المشروع للعملاء أمرًا ضروريًا، ولكنه قد يشعر أيضًا بالملل، خاصة مع العملاء الذين يطلبونها طوال الوقت. طريقة ممتازة للبدء هي استخدام إدارة المشاريع وجميع أدوات التعاون التي تأتي معها. بعد ذلك، قم بإنشاء بوابة العميل ومنحها حق الوصول إلى عملائك. عند القيام بذلك، لن يكون لديهم فقط صورة محدثة في الوقت الحقيقي لمشروعهم. ولكن سيكون لديهم أيضًا ميزات مثل إشعارات البريد الإلكتروني والملخصات التي ستعلمهم تلقائيًا عندما تقوم بفحص العناصر، ونقل المهام الخاصة بك، وأشياء أخرى “لإنجاز العمل” بهذه الطريقة، لن تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني بعد شطب كل مهمة من قائمة المهام الخاصة بك.

تصفية تلقائية لصندوق الوارد الخاص بك

في صندوق بريد Odoo الخاص بك، قم بإنشاء واستخدام قنوات مختلفة بالإضافة إلى عوامل التصفية الحالية، أو قم بإنشاء قنوات مخصصة لإضافة قواعد إضافية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ; من خلال القيام بذلك، سيعرض صندوق الوارد الخاص بك فقط رسائل البريد الإلكتروني الأساسية التي يجب أن تراها، بحيث عندما تحتاج إلى الابتعاد عن عمل العميل للتحقق من بريد إلكتروني ، ستركز فقط على الرسائل الأكثر أهمية.

مجدول المواعيد
فكر في كل ما يتعلق بإعداد الاجتماعات والمكالمات مع العملاء ذهابًا وإيابًا.
يمكن أن تصبح مزامنة جداول الجميع وتنسيق الأشخاص المتاحين ومتى وكيف يتناسبون مع مواعيدك الأخرى بمثابة صداع، خاصة إذا كنتم جميعًا في أماكن ومناطق زمنية مختلفة. هذه مهام أساسية لا تستحق أن تأخذ وقتك الثمين. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام مواعيد اودو والسماح لعملائك بتنفيذ العمل.

تبسيط عملية “البحث عن عملاء جدد والتعامل معهم”

العثور على عملاء جدد هو شريان الحياة لعملك. لا يمكنك الحصول على عملاء جدد بدون تسويق (على الأقل ليس طوال الوقت) ولكن، يمكنك تحسين موقع الويب الخاص بك والسماح لعملك ببدء تسويق نفسه.
ليس فقط أن يكون لديك نظام CRM (إدارة علاقات العملاء) وظيفي فحسب، بل يمكن أيضًا أن يقطع شوطًا طويلاً لإبراز احترافك للعميل.

استخدم نماذج الاتصال الذكية

بالنسبة للأشخاص المستعدين للانتقال مباشرة إلى صفحة “العمل معنا” في موقع الويب الخاص بك، قد ترغب في أن تكون هذه هي الخطوة الأولى في عملية إعداد عميل سلسة، باستخدام أداة إنشاء نماذج مواقع الويب، يمكنك إنشاء نماذج اتصال مفصلة تطرح على العملاء المحتملين أسئلة مهمة لتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها لنقلهم إلى الخطوة التالية في عملية المبيعات الخاصة بك دون إرباكهم في نفس الوقت.
بمرور الوقت، بمجرد أن يكون لديك عميل ممتاز، يمكنك جعله أفضل من خلال أتمتة العملية!

أتمتة أو دفعة ترويج الوسائط الاجتماعية
التواجد على وسائل التواصل الاجتماعي يزيد من الوعي، ويربطك بعملائك، ويعزز الآفاق، والدخل.
ومع ذلك، أثناء القفز إلى Facebook أو Twitter أو LinkedIn لتسويق نفسك يمكن أن يكون مضيعة للوقت.

يتيح لك تطبيق التسويق الاجتماعي التحكم في قنوات التواصل الاجتماعي والتفاعلات داخل نظام الإدارة الخاص بك. باستخدام هذا التطبيق، يمكنك بسهولة أتمتة مشاركة المحتوى الخاص بك – جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك، منشورات المدونة، الحصول على عملاء جدد، وحتى السماح للأشخاص بمعرفة مدى توفر عميلك. أو يمكنك الحصول على قائمة دقيقة بزوار موقع الويب الخاص بك والوصول إليهم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو الدردشة الحية. باستخدام هذا، يمكنك تتبع رحلة الارتباط من منشور ما، والحصول على معلومات فورية حول مقدار الإيرادات التي حققها الرابط، وعدد العملاء المتوقعين الجدد.

تبسيط التوثيق

تتضمن عمليات عملك بالتأكيد الكثير من الأعمال الورقية وأوراق المشروع وجميع أنواع مستندات العملاء الآخرين. هناك أيضًا جميع عناصر الإدارة – المقترحات الأولية، والعقود مع العملاء المختلفين، والفواتير، ونماذج التوقيع على الموافقات، وكل شيء آخر ضروري. لا يمكنك تحمل فقدان أي منها.

المستندات هو التطبيق الذي يتحكم في كل شيء – مرحبًا بكم في تطبيق Paperless! يتيح لك تبسيط سير العمل الخاص بك عن طريق السماح لك بمشاركة وإرسال وتصنيف وأرشفة المستندات التي تم تحميلها ومسحها ضوئيًا، بالإضافة إلى معالجة المستندات دفعة واحدة عن طريق طلب الموافقات وتغيير المجلدات ووضع العلامات وتعيين ملفات متعددة مرة واحدة بدلاً من واحدة تلو الأخرى.
يمكنك أيضًا إنشاء مستندات عمل مثل فواتير البائعين والأوراق الفنية، وتخصيصها لأشخاص محددين، والحصول على توقيعهم الإلكتروني، وإرسالها إليك مباشرةً. إنه يجعل من السهل تتبع كل ما يجري.

ادارة المهام
عند إدارة عملك الخاص، ليس لديك من يخبرك بما يجب القيام به ومتى، أنت تتحكم في تدفق مهامك اليومية، دون أن يحفزك أي شخص لتحقيق المواعيد النهائية، تصبح إدارة المهام أكثر أهمية.
يتحكم تطبيق إدارة المهام من Odoo بشكل كامل في مشاريعك، بينما يمكن أن تساعدك تطبيقات إدارة المهام والملاحظات في تذكيرك ببعض الأشياء المهمة التي تحتاج إلى انتباهك، ولكن من المحتمل أن تسقط من خلال الثغرات.
إنها تلغي المواعيد النهائية والمشاريع وشروط العقد والمدخلات الأخرى ذات الصلة وتولد بطريقة سحرية المهام التي تحتاج إلى اهتمامك. إنه مثل وجود مساعد شخصي لا ينام أبدًا … يراقب باستمرار عملك ويقظك وينبهك إلى الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها.

تتبع النفقات

بصفتك رائد أعمال منفردًا، تعد إدارة الشؤون المالية أمرًا ضروريًا، كما أن تتبع جميع النفقات أمر لا بد منه، المشكلة هي أن هذا يستغرق وقتًا طويلاً لإكماله ولا يكتمل أبدًا

مصاريف اودو

التطبيق سيساعد في توفير الوقت وزيادة الكفاءة، سيتم تلقائيًا استيراد وتصنيف معاملات بطاقة الائتمان والحساب المصرفي الخاصة بك.
يمكن إعادة توجيه الإيصالات الرقمية مباشرة إلى التطبيق، ويتم إدخال الإيصالات الورقية بلمحة بسيطة من كاميرا جهازك المحمول. سواء كانت نفقات السفر أو اللوازم المكتبية أو أي نفقات أخرى للموظفين، يمكنك الوصول إلى جميع الإيصالات والمصاريف المرسلة من لوحة معلومات النفقات الخاصة بك وإنشاءها أو التحقق من صحتها أو رفضها بنقرة واحدة. لا حاجة لتنزيل برامج متخصصة للاحتفاظ بسجلات النفقات – كل شيء يمكن القيام به مباشرة من خلال التطبيق! –

عندما ينمو عملك، ويتعين عليك توظيف المزيد من الأشخاص، يمكنهم بسهولة إرفاق نسخ من إيصالاتهم مباشرة إلى سجل النفقات لتجنب فقدهم. يمكن إضافة المرفقات أثناء التنقل مع أي جهاز محمول عن طريق التقاط صورة للإيصال وإرسالها إلى عنوان بريد إلكتروني محدد.

تتبع وقتك تلقائيا
من خلال نظرة عامة دقيقة على كل نشاط، من الوقت الذي تقضيه في مكالمات العملاء إلى المبيعات أو تحرير العروض، ستحصل على فكرة عن مقدار الوقت الذي يستغرقه كل مشروع وعميل ومسؤول داخلي.
هنا يمكنك اكتشاف العمليات المعطلة أو غير الفعالة وإصلاحها لتحسين العمليات. يعد تطبيق Odoo Timesheet وتطبيق Timesheet Mobile مثاليين لتتبع الوقت الذي تقضيه في مشاريع ومهام مختلفة وتسجيل مقدار الأموال التي تجنيها لكل مشروع.

تبسيط أموالك
أخيرًا، يمكنك استخدام اودو للعمل كمحاسب مالي.

الفواتير
سيساعدك استخدام الفواتير في إدارة الفواتير، وإدارة العقود، وإنشاء فواتير متكررة، وجداول زمنية للفواتير، ومساعدتك في الحصول على مدفوعاتك بشكل أسرع.
نظام الفواتير من Odoo يجعل إمساك الدفاتر أمرًا ذكيًا. يمكنك إنشاء الفواتير مباشرة من الجداول الزمنية الخاصة بك. كل ما عليك فعله هو تتبع وقتك من خلال التطبيق، وعندما يحين وقت الفواتير، سترى كل مهمة من مهامك مدرجة مقابل عميلك أو مشروعك. يمكن أيضًا إنشاء الفواتير تلقائيًا من عروضك وعقودك.

الضغط على “إرسال” هو كل ما عليك القيام به، يمكن قبول المدفوعات الآمنة عبر PayPal أو Ingenico أو Buckaroo أو Stripe أو Authorize.net أو Atos Worldline أو Adyen مباشرة من الفاتورة.
حتى أنه يعمل على عمليات متابعة الفواتير ويزيل متاعب إرسال رسائل تذكير بشأن المدفوعات المتأخرة أو المستحقة عند إنشائها عند تأخر السداد. المتابعات الآلية سهلة التكوين وتساعد على تبسيط الفواتير لجعل المدفوعات سريعة وسهلة.

محاسبة
والآن، يأتي برنامج Odoo Accounting ما لم تكن تدير شركة محاسبة، فليس من المتوقع أن تكون محاسبًا، لكن الاهتمام بحساباتك أمر يجب عليك الانتباه إليه طوال الوقت.
يحتوي تطبيق المحاسبة على جميع أدوات توفير الوقت التي تحتاجها لتنمية أعمالك، إنه مثل محاسبك الشخصي. في واجهة مستخدم جميلة، يمكنك:
• احصل على مزامنة كشوف الحسابات المصرفية الخاصة بك مع البنك الذي تتعامل معه تلقائيًا،
• إنشاء فواتير دقيقة واحترافية وإدارة الفواتير المتكررة وتتبع المدفوعات بسهولة،
• تحكم في فواتير الموردين واحصل على توقعات واضحة لفواتيرك المستقبلية للدفع،
• وفر الوقت وأتمتة 95٪ من التسوية باستخدام أداة التسوية الذكية الخاصة بنا.

بدءًا من إدارة الحسابات المستحقة، والحسابات الدائنة، والمحاسبة التحليلية، وإنشاء بيانات ديناميكية جميلة ، وتقارير قوية ، وغير ذلك الكثير – هذا تطبيق رائع يحتوي على كل ما تحتاجه للحفاظ على عملك. الأهم من ذلك، أنه موجود على الهاتف المحمول – مما يعني أنه يمكنك الوصول الفوري إلى جميع ميزات المحاسبة، أينما كنت، على الأجهزة اللوحية أو الهواتف الذكية.

المصدر